Notice de cadrage

I. Définition et enveloppe financière

Le Budget Participatif Étudiant (BPE) est doté d’un budget de 50.000,00€ provisionné par le Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes (FSDIE). Cette somme a vocation à être fléchée de manière participative par un appel à projet, puis un vote à l’initiative des étudiants de l’URCA sur l’année universitaire de réalisation du BPE.
Le BPE se découpe en 3 périodes : Le dépôt de projets, le vote et la réalisation. Le dépôt de projets ainsi que le vote seront réalisés via la plateforme https://jeparticipe.univ-reims.fr/.
Chaque étudiant devra s’inscrire sur cette plateforme avec son adresse mail étudiant (xxx.yyy@etudiant.univ-reims.fr) afin de pouvoir participer au BPE.

II. Nature des projets présentables

Peuvent être proposés au BPE des projets d’intérêt général visant à aménager les campus de l’université et/ou améliorer le quotidien de ses étudiants.
Sont exclus les projets :

Relevant de l’initiative associative étudiante, actions ou événements associatifs, qui relèvent de dossiers FSDIE habituels,
Contraire à la neutralité et aux prérogatives de l’université,
Entrainant des frais de fonctionnement ou d’entretien trop importants,
Se substituant aux devoirs de l’université (ex : gros travaux de rénovation, aménagement d’accès pour les personnes à mobilité réduite, etc.),
Portés par des individus ou structures extérieures à l’Université de Reims Champagne-Ardenne,
Manifestement contraire à la politique de développement durable de l’université (ex : projet impliquant un gaspillage d’eau ou d’électricité).
Des projets qui concernent directement la formation ou la recherche

Les projets pourront éventuellement, si cela est jugé pertinent, être fusionnés en cas de doublon ou scindés en différents projets par campus. Les intitulés des projets pourront être reformulés si ces derniers nécessitent d’être clarifiés vis-à-vis de leur contenu.
Les projets pourront concerner un ou plusieurs campus. L’ensemble des étudiants de l’URCA doit bénéficier de ce dispositif et est invité à participer par la proposition de projets ou par le vote.

III. Portage de projet

Les projets seront à déposer au nom d’un ou plusieurs étudiants dûment inscrits à l’Université de Reims Champagne-Ardenne pendant la période d’appel à projet.
Les associations étudiantes ne pourront pas déposer de projets en leur nom propre.
Les porteurs et les porteuses de projet pourront venir préciser leur projet lors de la phase d’examens et s’engagent à répondre à toute question que pourrait leur soumettre la direction de l’université et ses services.

IV. Modalités de dépôt

Lors de l’appel à projets, chaque étudiant de l’université aura la possibilité de déposer un ou plusieurs projets. Pour ce faire, il devra remplir le formulaire en ligne prévoyant au minimum :

Un intitulé de projet résumant explicitement celui-ci,
L’identité du ou des porteur(s) de projet,
La description précise du projet,
L’emplacement du projet s’il s’agit de l’aménagement d’un campus,
L’objectif/intérêt du projet (quelles retombées pour les étudiants de l’URCA),
Le coût estimé du projet et sa justification.

Pourront y être joint, de manière facultative :

Un ou plusieurs devis,
Un ou plusieurs visuels,
Un document de présentation plus détaillé

V. Mécanisme de vote

Chaque étudiant peut sélectionner au maximum trois projets de son choix parmi la liste de projets qui seront soumis au vote.
Celle-ci ne mentionnera pas les noms des étudiants portant les projets mais seulement une description précise du projet et le montant estimé de ce dernier.
Le vote est anonyme et les résultats ne sont pas actualisés en temps réel.

VI. Détermination des projets sélectionnés

A l’issue du vote, un classement décroissant est opéré en partant du projet ayant obtenu le plus de votes. Les projets arrivés en tête sont successivement sélectionnés jusqu’à épuisement de l’enveloppe. Si après sélection d’un projet l’enveloppe restante devient insuffisante pour financer celui qui suit, la commission du BPE proposera l’une de ces trois solutions :

Soit le projet n’est pas retenu et on passe à celui arrivant ensuite au classement,
Soit la somme manquante est raisonnable et il est proposé de retenir le projet et de dépasser l’enveloppe initialement prévue,
Soit l’ampleur du projet sera réduite de manière à ce que son coût corresponde à l’enveloppe restante.

VII. Réalisation des projets

En amont du vote, chaque projet fera l’objet d’une étude de faisabilité par les services de l’université. La réalisation des projets retenus sera confiée aux services de l’université en lien avec le vice-président CFVU et le vice-président étudiant. Les porteurs de projets sélectionnés pourront, si besoin, être associés à la maîtrise d’ouvrage.
Le calendrier de réalisation sera défini par les services, en fonction du plan de charge des agents impliqués.
En cas d’impossibilité manifeste de réaliser finalement un projet (ex : projet dont la réalisation concrète dépasserait in fine de plus de 10% le montant alloué ou dont le surcoût dépasserait la limite du reliquat disponible), la commission du BPE pourra proposer de renoncer à ce projet et de réaliser à la place le ou les projets suivants au classement dans la limite de l’enveloppe budgétaire globale.

VIII. Calendrier indicatif

Lundi 23 septembre 2019 – Commission CVEC

Approbation de la notice de cadrage BPE 2019-2020

Du 15 novembre 2019 au 5 janvier 2020 – Appel à projets

Envoi du lien vers la plateforme numérique de suivi du BPE par mail, permettant aux étudiants de l’URCA de déposer leurs projets en ligne.

Du 6 au 19 janvier 2020 – Étude des projets par la « commission BPE »

La commission BPE se compose du 1er vice-président, du vice-président en charge de la CFVU, du vice-président étudiant, d’un représentant de la DEVU, d’un représentant de la DPLDD, d’un représentant de la DN, d’un représentant de la Direction de la communication, d’un représentant du SAE et du Bureau de la Vie Etudiante.
Cette commission vérifie l’éligibilité des projets ainsi que leur faisabilité technique et financière, en lien avec les services de l’université. Elle établit ensuite la liste précise des projets pouvant être soumis au vote des étudiants avec une fiche technique
pour chaque projet, une estimation financière corrigée et un avis de faisabilité technique.
Les porteurs et porteuses de projets pourront être contactés suite à la réunion de la commission pour fournir davantage de précisions sur leur projet avant le lancement du vote.

Du 20 janvier 2020 au 9 février 2020 – Phase de vote

Les projets sont publiés sur le site internet de l’URCA et les étudiants sont invités à voter pour leurs trois projets préférés parmi l’ensemble des projets déposés en amont.
A l’issue des votes, la commission BPE pourra se réunir de nouveau pour établir le classement et proposer les ajustements éventuellement nécessaires.
Un bilan du BPE est présenté devant la commission CVEC, devant la CFVU et devant le CA.